Menu dan ikon microsoft office dan fungsinya

 

Group Paragraph terdiri dari sekumpulan menu yang memiliki kesamaan fungsi untuk mengatur paragraf teks. perintah-perintah di Group Paragraph yaitu:

Bullets : untuk memberikan tanda bullet di tiap paragraf terpilih

Numbering : untuk memberikan format penomoran di tiap paragraf terpilih

Decrease Indent : untuk menggeser baris kedua paragraf ke kiri

Increase Indent : untuk menggeser baris kedua paragraf ke kanan

Left-to-Right : untuk menjadikan arah teks berjalan dari kiri ke kanan (format Latin)

Right-to-Left : untuk menjadikan arah teks berjalan dari kanan ke kiri (format Arab)

Sort : untuk menyortir data

Show Paragraph Marks : untuk menampilkan / menyembunyikan tanda koreksi paragraf

Align Text Left : untuk mengatur teks rata kiri

Center : untuk mengatur teks rata tengah

Align Text Right : untuk mengatur teks rata kanan

Justify : untuk mengatur teks rata kanan-kiri

Line Spacing : untuk mengatur jarak antar baris teks

Shading : untuk mengatur warna latar teks terpilih

Border : untuk memberikan garis tepi pada teks terpilih.

Group Styles

Group Styles terdiri dari dua menu. Yaitu:

Heading Styles : berisi pilihan format judul/subjudul dari paragraf terpilih

Change Styles : berisi pilihan pengaturan tema paragraf

Group Editing

Secara umum group Editing terdiri dari Find, Replace, dan Select. fungsinya adalah:

Find : untuk mencari kata tertentu berdasarkan keyword tertentu dalam suatu file

Replace : untuk mencari dan mengganti kata yang ditemukan untuk diganti dengan kata tertentu dalam suatu file

Select : digunakan untuk memilih objek atau teks tertentu di dalam suatu file

II. Fungsi Icon Tab Insert

Tab Insert digunakan untuk menyisipkan objek ke dalam dokumen yang dikelola. Baik berupa objek gambar, tabel, Shape, dan karakter spesial (Symbols). Bahkan dengan tab Insert tersebut, user bisa menyisipkan link ke file yang berada di luar dokumen, bahkan ke internet.

Secara umum perintah yang terdapat di Ribbon Insert terdiri dari 7 Group perintah yang memiliki kesamaan fungsi. Beberapa Group yang terdapat di tab ini adalah: (1) Pages, (2) Tables, (3) Illustrations, (4) Links, (5) Header & Footer, ( 6) Text, dan (7) Symbols.

A. Fungsi Icon di Group 

Equation : digunakan untuk menyisipkan simbol-simbol persamaan, terutama dalam bidang matematika.

Symbol : digunakan untuk menyisipkan karakter khusus.

III. Fungsi Icon pada Tab Page Layout

Icon perintah yang terdapat di Tab Page Layout digunakan untuk pengaturan tataletak halaman dokumen Word. Tab ini terdiri dari 5 Group perintah, yaitu : (1) Themes, (2) Page Setup, (3) Page Background, (4) paragraph, dan (5) Arrange.

A. Icon Perintah di Group Themes

Themes : digunakan untuk memilih tema halaman yang meliputi warna halaman berikut warna hurufnya.

Color : digunakan untuk mengatur warna tema halaman.

Fonts : digunakan untuk mengatur tema huruf yang akan diterapkan ke halaman dokumen aktif.

Effect : digunakan untuk mengatur tema efek terhadap objek Shape yang terdapat di halaman dokumen.

B. Icon Perintah di Group Page Setup

Menu-menu yang terdapat di group Page Setup disediakan untuk melakukan pengaturan halaman, yakni dalam bidang ukuran kertas, margin halaman, pengaturan kolom teks, dll. Halaman dokumen dapat diatur sesuai dengan keinginan user, terutama untuk melakukan sinkronisasi dengan jenis dan ukuran kertas yang akan digunakan nantinya. Adapun menu perintah yang terdapat di group Page Setup yaitu : (1) Margins, (2) Orientations, (3) Size, (4) Columns, (5) Breaks, (6 ) Line Numbers, dan (7) Hypenation.

Margins : digunakan untuk mengatur batas teks di halaman dokumen.

Orientation : digunakan untuk mengatur posisi kertas.

Size : digunakan untuk mengatur ukuran halaman.

Columns : digunakan untuk mengatur jumlah kolom teks.

Breaks : digunakan untuk mengatur kontinuitas halaman maupun kolom teks.

Line Numbers : digunakan untuk mengatur kontinuitas nomor baris teks.

Hypenation : digunakan untuk memisahkan suku kata dengan tanda hubung secara endnote. Icon ini memilikidown arrow. Bila diklik, akan muncul flyout yang berisi menu seputar pemantauan footnote dan end note yang terdapat di seluruh file dokumen aktif.

Show Notes digunakan untuk memperlihatkan lokasi catatan, baik footnote maupun endnote. Bila Anda mengaktifkan perintah ini, maka sitem akan menampilkan letak catatan dari halaman dokumen yang sedang aktif. Untuk menonaktifkan tampilan tersebut, klik sekali lagi icon perintah Show Notes tersebut.

Icon Perintah pada Group Citation & Bibliography

Icon perintah yang terdapat di group Citation & Bibliography digunakan untuk pengelolaan kutipan dan daftar pustaka. Group ini sangat membantu dalam pengelolaan daftar kutipan dan daftar pustaka yang sering membingungkan kita saat menggarap tulisan kompleks. Saat kita berusaha jujur dalam kutipan daftar pustaka dari buku yang dikutip, malah kita dibuat bingung.

Di kasus lain, seorang penulis masih perlu mencatat di buku khusus, namun nasib baik lagi tidak memihak, buku yang tersimpan rapi, ternyata dibawa main sama anak keduanya (hehehe.. nasib, nasib). Agar kasus ini terantisipasi, dan Anda tidak perlu lagi selingkuh dengan buku catatan tradisional, group Citation & Bibliography membantu Anda dalam pengelolaan ini. Group ini terdiri dari 4 icon perintah: (1) Insert Citation, (2) Manage Source (3) Style, dan (4) Bibliography.

Insert Citation digunakan untuk menyisipkan kutipan langsung pada daerah kursor aktif. Dengan icon ini, Anda tidak melakukan pemformatan secara tradisional. Tentukan letak kursor, klik icon ini, Anda akan dihadapkan pada sejumlah opsi untuk keperluan menyisipkan kutipan.

Manage Sources digunakan untuk mengelola seluruh sumber kutipan yang mungkin sudah disisipkan di semua segmen file dokumen. Klik icon ini, Anda akan dibawa untuk berkonsentrasi dengan pengaturan semua sumber kutipan yang disisipkan tersebut.

Menu Style berfungsi untuk memilih bentuk bibliography yang diinginkan. Anda tidak perlu membuat sendiri bentuk daftar pustaka yang mungkin kita belum memahaminya. Pilih format daftar pustaka disini dan rasakan kemudahan dalam memilih format daftar pustaka yang resmi.

Menu Bibliography digunakan untuk menyisipkan daftar pustaka ke dalam file dokumen aktif. Seperti yang telah dijelaskan di atas, daftar pustaka sangat berkaitan dengan bahan kutipan yang telah disisipkan. Mungkin ada baiknya setelah Anda sisipkan kutipan langsung, Anda tidak lupa untuk mengklik icon Bibliography ini agar tidak perlu lagi mencatat di buku tradisional.

Icon Perintah pada Group Captions

Group Captions secara umum digunakan untuk menyisipkan keterangan mengenai gambar atau ilustrasi yang terdapat dalam dokumen. terdiri dari 4 icon perintah: (1) Insert Caption, (2) Insert Table of Figures, (3) Update Table, dan (4) Cross-reference.

Insert Caption digunakan untuk membubuhkan keterangan seputar ilustrasi atau gambar yang sudah disisipkan. Memang kita akui bahwa gambar cukup membantu memperjelas suatu bahasan. Namun gambar tersebut juga perlu diarahkan dengan sedikit keterangan seputar gambar tersebut. Bila tidak, mungkin ada sedikit pergeseran pemahaman tentang gambar ilustrasi tersebut. Bila dalam ilustrasi terapat cewek cantik, mungkin pembaca justru terpaku dengan wajah cewek itu (termasuk saya, heheh). Mungkin tidak demikian bila kita membubuhkan keterangan mengenai gambar itu.

Insert Table of Figures digunakan untuk menyisipkan daftar isi gambar yang disisipkan ke dalam dokumen. Umumnya dalam perbukuan merasa perlu untuk melakukan katalog mengenai gambar-gambar yang terdapat di buku, untuk memudahkan pembaca dalam menavigasi seluruh gambar yang ada di sebuah buku. Icon Insert Table of Figures digunakan untuk melakukan urusan tersebut. Sehingga dengan mudah dapat membuat katalog gambar deskripsi di sebuah buku.

Update Table digunakan untuk melakukan pembaruan terhadap daftar katalog gambar. Perubahan di segmen gambar tidak serta-merta langsung mengubah katalog yang sudah dimasukkan sebelumnya. Misal, kita menambah atau menghaps suatu gambar ilustrasi. Kasus lain, nomor katalog gambar mungkin amburadul saat menyisipkan gambar baru diantara gambar lainnya. Dengan icon Update Table tersebut, sistem akan mengurutkan nomor katalog gambar tersebut.

Cross-reference berfungsi untuk menyisipkan referensi silang. Tak jarang pengulangan istilah di halaman lain juga perlu dijelaskan kembali di catatan kaki. Namun bagaimana bila hal itu harus diulang 100 kali? Disinilah fungsi sebenarnya dari icon Cross-reference tersebut. Anda bisa merujukkannya ke footnote atau endnote di halaman lainnya.

Icon Perintah pada Group Index

Group Index secara umum berfungsi untuk pengelolaan daftar kata yang dibahas di buku. Group ini terdiri dari 3 icon perintah: (1) Mark Entry, (2) Insert Index, dan (3) Update Index.

Mark Entry digunakan untuk menandai masukan baru dalam dokumen. Saat mengedit tulisan mungkin dihadapkan pada situasi dimana Anda merasa perlu membedakan antara kata masukan yang baru dengan yang lama. Icon perintah Mark Entry akan membantu Anda dalam pengelolaan seputar masukan baru dalam sebuah dokumen. Dengan icon ini, entri kata yang baru akan ditandai dengan warna tertentu sehingga dengan mudah Anda bisa membedakan antara masukan kata yang sebelumnya dengan entri kata yang terbaru.

Insert index digunakan untuk menyisipkan daftar kata (indeks) ke dalam dokumen. Indeks menggambarkan kata atau istilah yang dibahas di dalam tulisan. Dengan indeks, pembaca akan memiliki navigasi untuk mengenal sepintas tentang perbendaharaan sebuah buku. Icon Index membantu Anda dalam pengelolaan indeks di dokumen garapan Anda.

Update Index digunakan untuk memperbarui daftar indeks terkini. Saat Anda menambahkan kalimat baru di suatu bahasan, mungkin akan menggeser halaman yang sebelumnya sudah terdaftar dalam indeks sehingga daftar nomor halaman yang sudah terindeks tidak akurat lagi dengan kondisi terbaru dari dokumen Anda. Gunakan icon update Index tersebut untuk memperbarui daftar di indeks sesuai dengan kondisi terkini di dokumen.

V. FUNGSI TAB MAILINGS

Fungsi mailings adalah untuk membuat mail merger atau surat massal, menetik teks pada amplop dan membuat tabel.

Envelopes digunakan untuk membuat sampul pada amplop. Envelopes juga digunakan untuk mencetak kop surat tunggal. Pada kop dapat dituliskan alamat tujuan.

Labels digunakan untuk menuliskan alamat dan nama. Labels juga digunakan untuk membuat dan mencetak label tunggal (misalnya untuk menuliskan alamat penyuratan, sebagai sampul file data dan sampul CD)

Start Mail Merge digunakan untuk membuat sebuah surat, surat dapat berbentuk e-mail maupun surat biasa.

Select Recipients digunakan untuk memilih penerima surat yang berisi data nama dan alamat penerima surat.

Edit Recipients List digunakan untuk menggabungkan dokumen sumber data, yang berisi daftar nama dan alamat penerima surat. Lalu mengedit daftar informasi penerima dan juga menambahkan atau mengurangi daftar nama penerima

Highlight Merge Fields digunakan untuk menyisipkan dokumen

Address Block digunakan untuk pemilihan alamat surat

Greeting Line digunakan untuk menambahkan baris ucapan

Insert Merge Field digunakan untuk membuat label surat yang berisikan nama dan alamat penerima.

Rules digunakan untuk memberikan garis dalam surat

Match Files digunakan untuk membandingkan surat

Update Labels digunakan untuk memperbarui label surat

Preview Result digunakan untuk melihat hasil

Find Recipient digunakan untuk menemukan dan menampilkan data yang spesifik yang telah tersimpan di daftar penerima dengan mencari teksnya.

Auto Check for error digunakan untuk memeriksa kesalahan secara otomatis

Finish & Merge selesai menggunakan fasilitas mailing anda bisa langsung mencetak otomatis

Cara membuat surat massal di word

1. Buat template surat yang akan dibuat surat missal

2. Klik menu mailings pada menu bar selanjutnya pilih select recipient pada group start mail merge

3. Pada pop up, pilih Type New List

4. Klik customize columns untuk menyesuaikan dengan kolom yang dibuat

5. Klik ok dan pilih OK lagi pada jendela new address list. Kemudian akan muncul folder dimana database akan disimpan.

6. Langkah selanjutnya buka folder dimana database tersimpan. Database yang tersimpan mempunyai format access

7. Isi database sesuai dengan yang diinginkan

8. Buka lembar kerja di Microsoft Word dan klik preview result untuk melihat hasilnya

9. Untuk melihat surat yang lain bisa dilakukan dengan klik anak panah ke kanan atau ke kiri

VI. Fungsi Tab Review

Proofing

· Spelling dan grammar : digunakan untuk memeriksa ejaan teks

· Research : digunakan untuk membuka panel penelitian referensi

· Thesaurus : digunakan untuk saran kata yang sepadan

· Translate : digunakan untuk menerjemahkan kata ke bahasa lain

· Translation Screen Tip : digunakan untuk memungkinkan suatu screen tip menerjemahkan ke bahasa lain pada kata di kursor berhenti

· Set languge : digunakan untuk mengatur bahasa dengan mengecek dulu ejaan dan tata bahasa yang terpilih

· Word count : digunakan untuk menemukan banyak kata, paragraph, dan kalimat didalam dokumen

Comments

· New comment digunakan untuk memasukkan komentar baru

· Delete digunakan untuk menghapus komentar

· Previous digunakan untuk memeperlihatkan komentar sebelumnya

· Next digunakan untuk memeperlihatkan komentar setelahnya

Tracking

· Track changes melacak semua perubahan yang dibuat dari dokumen termasuk tambahan, penghapusan dan menata ulang

· Ballons digunakan untuk memilih atau melihat hasil kerja yang telah direvisi

· Display for review digunakan untuk memilih bagaimana memandang perubahan yang di usulkan pada dokumen

· Show markup digunakan untuk memilih markup seperti apa untuk menunjukkan dokumen

· Reviewing Pane di gunakan untuk menunjukkan suatu revisi pada jendela yang terpisah.

Changes

· Accept and move to next di gunakan untuk menerima perubahan baru dan mengusulkan perubahan selanjutnya

· Reject and move to next digunakan untuk menolak perubahan baru dan mengusulkan perubahan selanjutnya

· Previous change digunakan untuk menampilkan revisi sebelumnya di dalam dokumen sehingga dapat menerima/menolak

· Next change digunakan untuk menampilkan dokumen yang dapat diterima/ditolak

Compare

· Compare digunakan untuk mengkombinasikan berbagai versi dari document

· Show source documents digunakan untuk menunjukkan sumber dokumen yang terpilih

Protect

· Protect document digunakan untuk melindungi hasil kerja karena merupakan sebuah privasi